“Itu adalah saat-saat terbaik, itu adalah saat-saat terburuk, itu …”, Anda mendapatkan gambarannya. Selama beberapa bulan terakhir saya telah berkonsultasi dengan dua perusahaan terpisah sebagai CFO outsourcing. Kedua perusahaan membutuhkan pembiayaan bank untuk menstabilkan operasi mereka dan mencapai pertumbuhan, kedua perusahaan telah berjuang melalui masa-masa ekonomi yang sulit, kedua perusahaan tahu bahwa mereka perlu berinvestasi dalam proses, prosedur, dan personel untuk tumbuh dan mencapai pengembalian yang diinginkan bagi pemiliknya. Saya ingin berbagi dengan Anda bagaimana kedua perusahaan ini telah bekerja melalui proses penataan pinjaman bank, mempekerjakan personel dan berinvestasi dalam sistem internal untuk mengembangkan perusahaan yang dapat memberikan pengembalian pemegang saham yang diinginkan. Tapi pertama-tama, beberapa informasi latar belakang.
Perusahaan A telah berdiri selama lebih dari 4 tahun. Perusahaan mengakuisisi aset bisnis yang ada dan dalam 3 tahun pertama meningkatkan operasi lebih dari 15% per tahun. Ditambah dengan akuisisi strategis, Perusahaan A sekarang berukuran hampir dua kali lipat dari bisnis yang diakuisisi.
Margin sudah baik dan perusahaan telah mampu mendistribusikan kas kepada pemilik setiap tahun. Dengan pesatnya pertumbuhan bisnis, perusahaan memperluas proses internal dan personelnya hingga batasnya. Selain itu, sistem dan peralatan yang ada perlu ditingkatkan untuk mendukung pertumbuhan di masa depan.
Pada pertengahan tahun ke-4, awan badai mulai terbentuk untuk Perusahaan A. Perusahaan perlu merekrut personel tambahan untuk mengelola pertumbuhan yang telah dialaminya dan untuk mendukung peningkatan pendapatan yang diantisipasi.
Sayangnya, pertumbuhan bisnis yang pesat berarti bahwa sistem dan personel yang sangat tertekan menyebabkan penurunan kualitas yang mengakibatkan beberapa pelanggan besar pergi ke pesaing. Selain itu, dua anggota tim manajemen meninggalkan perusahaan dan memulai bisnis yang bersaing. Mereka mengambil pelanggan lain dengan menawarkan harga yang lebih murah untuk layanan serupa. Investasi tergesa-gesa dalam peralatan modal yang dirancang untuk mengurangi biaya tenaga kerja dijalankan secara tidak efisien dan mengakibatkan peningkatan besar dalam biaya pasokan. Perusahaan A sekarang kehilangan uang dan perlu melakukan perubahan dengan cepat untuk memperbaiki kapal. Selain itu, utang bank perusahaan saat ini perlu dibiayai kembali untuk mengurangi kekhawatiran arus kas.
Perusahaan B telah berdiri selama lebih dari 5 tahun. Perusahaan ini merupakan perusahaan rintisan yang pemiliknya dapat melakukan bootstrap untuk mencapai tingkat pendapatan berulang yang memungkinkan perusahaan mencapai profitabilitas dengan cepat. Arus kas menjadi fokus dan perusahaan telah mampu mengembalikan uang tunai kepada pemilik setiap tahun. Perusahaan telah dibangun dengan pemilik mengawasi semua inisiatif strategis dan mengelola semua kegiatan perusahaan. Seiring pertumbuhan perusahaan, operasi bisnis tidak dapat lagi dikelola secara efektif oleh satu orang.
Selama tahun 5 pemilik Perusahaan B menyadari bahwa personel yang berpengalaman perlu dibawa ke kapal untuk mengelola bisnis secara efektif. Pertumbuhan sebelumnya telah didanai melalui pembayaran uang muka pelanggan dan perusahaan tidak memiliki utang bank.
Karena pendapatan berulang sedang dibangun, inilah saatnya untuk melakukan investasi yang tepat dalam personel dan sistem untuk membawa perusahaan ke tingkat berikutnya. Perekrutan personel akan dikelola secara kritis dan bertepatan dengan uang tunai yang masuk untuk mengelola pengeluaran baru secara tunai positif. Peluang pelanggan baru tumbuh dan sebagian akan didanai oleh utang bank bersama dengan pembayaran di muka pelanggan. Perusahaan B mulai menunjukkan operasi yang menguntungkan dan perlu melakukan investasi yang tepat untuk mengelola pertumbuhan.
Kedua perusahaan membutuhkan bantuan untuk mengatasi masa-masa sulit yang mereka alami. Jadi mana yang akan lebih baik dalam diskusi dengan bank mengingat keadaan mereka?
Segalanya tampak agak suram bagi Perusahaan A. Berbagai kesalahan langkah mengakibatkan kehilangan pelanggan dan memungkinkan mantan anggota tim manajemen memulai bisnis yang bersaing. Personil dipekerjakan terlambat untuk mengurangi masalah kualitas dan sekarang ada terlalu banyak karyawan untuk mendukung bisnis yang ada. Investasi peralatan modal yang seharusnya mengurangi biaya tenaga kerja telah secara dramatis meningkatkan biaya pasokan dan semakin menguras uang tunai dari perusahaan. Persyaratan ibanking bank jateng saat ini telah menempatkan perusahaan pada posisi di mana jalur kredit terus meningkat karena kerugian dari operasi. Perusahaan perlu membiayai kembali perjanjian bank yang ada untuk menghindari situasi yang dapat melumpuhkan bisnis.
Untuk melihat bagaimana Perusahaan A berhasil melewati masa sulit ini, kita harus melihat kembali ke masa ketika perusahaan itu pertama kali dibentuk. Saat itu pemilik baru menyadari bahwa ada peluang unik untuk mengembangkan bisnis dengan cepat berdasarkan lingkungan bisnis. Ini berarti bahwa sejak awal sangat penting untuk memiliki tim manajemen inti yang dipimpin oleh seorang CEO yang kuat. CEO tahu bahwa penting untuk mengembangkan hubungan perbankan yang kuat dan menerapkan proses untuk mengelola kinerja keuangan bisnis. Pemilik baru memasukkan uang tunai ke dalam bisnis untuk mendanai sebagian besar akuisisi dan CEO menegosiasikan hubungan perbankan. Bank menyediakan utang berjangka untuk membantu mendanai transaksi dan jalur kredit untuk membiayai kebutuhan modal kerja.
Karena pemilik baru memasukkan uang tunai yang cukup ke dalam bisnis, bank tidak memerlukan jaminan pribadi apa pun terkait dengan pinjaman dan perjanjian keuangan ditetapkan pada tingkat yang wajar. Perusahaan A diharuskan melakukan audit tahunan sebagai bagian dari pembiayaan bank, tetapi ini adalah sesuatu yang dipandang perlu oleh pemilik dan CEO baru untuk bisnis meskipun itu bukan persyaratan bank.
Ketika masa-masa sulit melanda, Perusahaan A memiliki rekam jejak yang baik dengan bank dan telah melakukan pembayaran pokok yang substansial atas fasilitas utang berjangka yang ada. CEO bertemu secara berkala dengan bank untuk menjelaskan apa yang sedang dialami perusahaan dan apa yang dilakukan manajemen untuk mengatasi masalah tersebut, termasuk mendatangkan CFO berpengalaman untuk membantu mengatasi situasi likuiditas yang ketat. CEO dan CFO menunjukkan kepada bank bahwa ada aset yang memadai di perusahaan untuk membiayai kembali utang dan jalur kredit yang ada untuk membebaskan arus kas. Tingkat personel dikurangi terutama melalui pengurangan tetapi melalui proses ini perusahaan sebenarnya mampu meningkatkan kualitas tenaga kerja secara keseluruhan.
Audit historis memberi bank kenyamanan bahwa Perusahaan A menyadari pentingnya kontrol keuangan yang kuat. Bank membiayai kembali perjanjian pinjaman yang ada dan bahkan setuju untuk menyediakan pembiayaan untuk pembelian peralatan baru yang diperlukan perusahaan. Tidak ada jaminan pribadi yang diminta dari pemilik dan perjanjian utang ditetapkan pada tingkat yang wajar. Dengan bantuan dari bank, perusahaan mampu mengelola melalui masa likuiditas yang ketat.
Hal-hal sebenarnya terlihat cukup baik untuk Perusahaan B. Perusahaan telah berhasil mengembangkan bisnis dengan sangat hemat dan hanya membelanjakan uang jika diperlukan. Perusahaan bebas dari hutang karena pemiliknya dapat membuat pelanggan melakukan pembayaran di muka untuk mendanai ekspansi peralatan modal yang diperlukan. Pemilik sekarang hanya perlu membawa beberapa personel berpengalaman untuk membawa perusahaan ke tingkat berikutnya. Beberapa bantuan dari bank dalam bentuk jalur kredit akan diperlukan untuk mewujudkannya, tetapi ini semua tampaknya cukup dapat dilakukan dari sudut pandang pemiliknya.
Sekali lagi kita perlu melihat ke belakang ketika perusahaan pertama kali dibentuk untuk memahami situasi secara keseluruhan. Perusahaan B dibentuk karena pemilik memiliki kesempatan unik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tertentu. Pemilik dapat menegosiasikan deposit besar dari pelanggan dan tidak perlu mengamankan pembiayaan bank.
Semua operasi bisnis dikelola oleh pemilik untuk meminimalkan pengeluaran dan menghemat uang tunai sebanyak mungkin. Karena pemilik mengelola semua operasi, termasuk menandatangani cek, tidak ada nilai yang dianggap memiliki audit atau tinjauan laporan keuangan perusahaan. Ini hanya akan menjadi pengeluaran yang tidak perlu untuk bisnis dan lebih sedikit uang tunai untuk pemiliknya.
Ketika Perusahaan B membutuhkan bantuan keuangan, pemilik bertemu dengan bank untuk membahas penyediaan beberapa ketersediaan dalam bentuk fasilitas kredit atau hutang berjangka. Pemilik menjelaskan kebutuhan perusahaan dan bahwa seorang CEO dan personel lain sedang dipekerjakan untuk membantu mengembangkan perusahaan. Bank menanyakan ketersediaan audit atau review atas pembukuan perusahaan guna membantu membantu bank dalam menentukan kualitas arsip perusahaan. Pemilik menjelaskan bahwa audit atau review telah dianggap sebagai pengeluaran bisnis yang tidak perlu dan bahwa akuntan luar hanya digunakan untuk menyiapkan pengembalian pajak. Bank menunjukkan bahwa mengingat kurangnya audit atau tinjauan, ditambah dengan tidak adanya riwayat pinjaman dengan bank, setiap pinjaman usaha perlu dijamin secara pribadi oleh pemiliknya. Dan itu dengan asumsi pemilik memiliki aset pribadi yang memadai untuk memenuhi syarat sebagai jaminan. Bank menyarankan agar pemilik mempertimbangkan untuk menempatkan setoran tunai pribadi dalam rekening di bank yang akan bertindak sebagai jaminan yang diperlukan untuk pinjaman bisnis. Apa yang pemilik anggap sebagai masalah yang relatif mudah untuk dipecahkan sekarang terbukti menjadi masalah bagi keseluruhan bisnis dan pemilik secara pribadi. Pemiliknya memutuskan untuk mencari bank lain tetapi terus mendengar cerita yang sama berulang-ulang.
Jadi pelajaran apa yang bisa dipetik dari kedua perusahaan ini dan bagaimana Anda sebagai pemilik bisnis dapat menerapkannya pada perusahaan Anda?
Meskipun masa-masa sulit, Perusahaan A mampu menegosiasikan kembali hutang banknya yang mengangkat beban keuangan yang sangat besar dari manajemen perusahaan dan pemiliknya.
Bank telah meningkatkan dan menyediakan pembiayaan yang sangat dibutuhkan dan menunjukkan dukungannya kepada pemilik karena faktor-faktor berikut:
Perusahaan A memperlakukan bank sebagai mitra bisnis sejak Hari 1 – Perusahaan selalu memberi tahu bank tentang kondisi keuangan mereka dan tidak pernah mengejutkan bank dalam waktu singkat dengan berita buruk. Komunikasi selalu lurus ke depan dan di atas papan. Ketika perusahaan membutuhkan bank untuk melakukan sesuatu, mereka hanya mengajukan rencana dan menanyakan apa yang mereka inginkan. Mereka tidak selalu mendapatkan semua yang mereka minta, tetapi apa yang mereka dapatkan biasanya cukup untuk memenuhi kebutuhan mereka yang paling mendesak.
Perusahaan A mengetahui pentingnya memiliki akuntan luar yang menyiapkan laporan keuangan tahunan yang diaudit – CEO tahu bahwa audit tahunan akan memberikan bank, pemilik, dan manajemen perusahaan tingkat kenyamanan bahwa hasil operasi yang dilaporkan akurat. Akuntan luar juga memberikan saran perencanaan pajak yang baik yang membantu perusahaan menghemat pajak.
Perusahaan A mengetahui pentingnya menyiapkan anggaran tahunan dan mengevaluasi kinerja bulanan terhadap anggaran tersebut – Perusahaan A telah mengembangkan proses penganggaran yang telah disempurnakan dari waktu ke waktu dan terus disempurnakan hingga saat ini. Penganggaran hasil operasi adalah seni dan bukan ilmu, tetapi penting untuk memulai pada tingkat tertentu dan meningkatkan proses seiring berjalannya waktu. Tanpa beberapa jenis anggaran, sulit untuk mengetahui di mana perubahan perlu dilakukan dalam bisnis untuk meningkatkan hasil operasi.
Meskipun waktu relatif baik, Perusahaan B merasa sulit untuk mengembangkan hubungan kerja apapun dengan bank. Bank tidak bersedia memberikan pembiayaan dengan persyaratan apa pun yang dianggap wajar oleh pemilik karena alasan berikut:
Perusahaan B tidak memandang bank sebagai mitra bisnis dan tidak mengembangkan hubungan pinjaman dengan bank – Perusahaan selalu mampu membiayai pertumbuhan bisnis dengan meyakinkan pelanggan untuk membayar di muka untuk layanan yang akan diberikan. Sementara ini bekerja dengan baik bagi perusahaan dalam menghilangkan kebutuhan awal untuk pembiayaan bank, tidak pernah ada diskusi dengan bank untuk menjelaskan rencana bisnis perusahaan secara keseluruhan dan bagaimana bank akan dibutuhkan di beberapa titik.
Perusahaan B tidak melihat nilai apa pun dalam meminta akuntan luar menyiapkan audit tahunan atau ulasan laporan keuangan – Pemilik hanya melihat ini sebagai biaya yang tidak perlu dikeluarkan perusahaan. Tidak ada pemikiran bahwa di masa depan jenis keuangan ini akan diperlukan ketika tiba saatnya untuk mengamankan pembiayaan bank dan mencoba untuk mendapatkan pembiayaan itu tanpa memberikan jaminan pribadi.
Perusahaan B tidak memiliki proses untuk menyiapkan anggaran internal yang kemudian dapat digunakan untuk mengukur hasil aktual – Perusahaan biasanya akan memulai proyek baru berdasarkan analisis tingkat tinggi yang dilakukan oleh pemiliknya. Pertimbangan tidak selalu diberikan pada bagaimana proyek baru dapat berdampak pada nilai jangka panjang perusahaan, tetapi lebih terfokus pada apakah proyek tersebut akan menghasilkan uang bagi perusahaan dalam jangka pendek.
Jadi pelajaran apa yang bisa Anda sebagai pemilik bisnis ambil dari contoh kedua perusahaan ini?
Selalu perlakukan bank sebagai mitra bisnis – Bagi banyak pemilik bisnis, bank akan selalu menjadi kreditur terbesar Anda. Bank berada di bawah kesuksesan Anda dan harus dikomunikasikan seolah-olah mereka adalah mitra dalam bisnis Anda karena pada kenyataannya memang demikian. Banyak bankir dapat memberi nasihat kepada pemilik bisnis tentang sejumlah hal yang memengaruhi bisnis mereka dan Anda harus bersedia memanfaatkan keahlian itu.
Berikan pertimbangan yang memadai untuk meminta akuntan luar menyiapkan audit atau ulasan atas laporan keuangan Anda – Keuangan eksternal ini akan memberi bank, dan Anda sendiri, tingkat kenyamanan dalam jumlah yang dilaporkan. Kantor akuntan memberikan pengawasan yang baik untuk bisnis Anda dan dapat bertindak sebagai penasihat tepercaya saat Anda mengevaluasi alternatif investasi, termasuk ketika tiba saatnya untuk menjual bisnis Anda.
Menyiapkan anggaran tahunan yang kemudian dibandingkan dengan hasil aktual mungkin merupakan satu-satunya langkah terpenting yang dapat Anda ambil sebagai pemilik bisnis untuk meningkatkan perusahaan Anda secara keseluruhan – Anggaran yang disiapkan dengan baik tidak hanya memberi Anda wawasan yang berarti tentang bisnis Anda, tetapi juga akan meningkatkan peluang Anda untuk bertahan hidup dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif. Sangat penting bagi Anda untuk membuat rencana setiap tahun yang dapat Anda ukur dengan hasil aktual dan yang dapat Anda tanggung sendiri dan karyawan Anda.
Di Owners University, kami mengajari pemilik bisnis cara meningkatkan bisnis mereka untuk meningkatkan nilai mereka secara keseluruhan. Program kami dirancang untuk mendidik Anda, pada jadwal Anda, bagaimana meningkatkan bisnis Anda.