Anehnya, 90% perusahaan tidak menyadari biaya yang terkait dengan tugas pencetakan manajemen keluaran dokumen. Banyak dari mereka mengalokasikan antara 1 dan 3% dari anggaran mereka untuk menghasilkan dokumen untuk penggunaan internal saja, dan studi terbaru mengungkapkan bahwa mengoptimalkan proses pencetakan mungkin memerlukan penghematan hingga 30%. Angka terakhir ini sangat penting untuk CIO.
“Optimalkan”. Kedengarannya sangat bagus, bukan? Tapi bagaimana Anda bisa melakukannya? Seluruh proses dapat dibagi menjadi enam langkah.
Langkah-langkah untuk mengoptimalkan biaya dan proses pencetakan manajemen keluaran dokumen
Langkah 1 . Temukan penyedia yang memberikan layanan komprehensif dan, selain menyediakan solusi pencetakan manajemen keluaran dokumen, juga memungkinkan untuk meningkatkan proses pencetakan dan mengurangi konsumsi kertas dan toner (dan akibatnya biaya pencetakan), dan menawarkan layanan lain yang berfokus pada pencapaian tujuan akhir -pengoptimalan akhir. Sangat penting untuk mengandalkan penyedia berpengalaman yang menawarkan solusi kreatif melampaui pengurangan sederhana dalam jumlah cetakan.
Langkah 2 . Lakukan auditsistem saat ini dan mengidentifikasi proses pencetakan keluaran dokumen utama yang harus ditingkatkan. Hal ini dilakukan melalui beberapa wawancara dengan orang-orang kunci di perusahaan dan menambahkan masukan penting dari CIO. Berkat audit ini, kebutuhan dan tujuan perusahaan diidentifikasi. Misalnya, semakin banyak karyawan memegang posisi yang mengharuskan mereka sering bepergian atau sering bepergian. Sampai saat ini, mendapatkan file yang dicetak melalui koneksi aman dari perangkat seluler apa pun sangat bermasalah. Namun, sekarang ada solusi manajemen keluaran dokumen yang mengurangi dan mengompresi file yang dikirim ke printer jarak jauh. Proses lain yang jelas dapat ditingkatkan adalah keamanan pasif dari dokumen yang dicetak. Dengan printer pintar baru, masalah kerahasiaan terpecahkan, yaitu karyawan harus mengotorisasi pencetakan menggunakan kartu atau kode pribadi dan, selain itu, harus berada di depan printer. Dan jika mereka mengirim dokumen ke printer secara tidak sengaja, mereka dapat membatalkannya pada peralatan itu sendiri, sehingga sangat mengurangi konsumsi toner.
Langkah 3 . Setelah mengidentifikasi perubahan yang harus dilakukan untuk merampingkan manajemen keluaran dokumen dan proses pencetakan jasa cetak map, ijazah murah bandung, disarankan untuk melakukan standarisasi merek printer untuk mendapatkan harga yang lebih baik dan menegosiasikan kontrak berbasis volume.melalui peningkatan skala. Demikian pula, perlu untuk mengurangi jumlah printer fisik, tetapi meningkatkan kapasitas produksi dan ‘kecerdasan’ peralatannya. Yang kami maksud dengan ‘kecerdasan’ adalah kemampuan bahwa saat ini beberapa printer harus menyetujui faktur, menyimpan informasi yang dikandungnya dengan aman, dan memulai proses penting, seperti mendigitalkan dokumen untuk mengunggahnya ke intranet perusahaan. Perubahan dan perbaikan lainnya harus diprioritaskan sesuai dengan anggaran, tetapi perlu diingat bahwa hasil akhirnya adalah penghematan biaya pencetakan yang signifikan, sehingga jangan menunda proyek optimasi proses pencetakan Anda. Namun yang terpenting, armada printer harus mencakup kemajuan teknologi terkini, yang pada akhirnya menghasilkan rasa hormat yang lebih tinggi terhadap lingkungan.
Langkah 4 . Sangat penting bahwa penyedia manajemen keluaran dokumen yang dipilih untuk terlibat secara aktif dalam proyek, dari awal hingga akhir, yaitu mereka harus hadir selama masa kontrak, karena kebutuhan perusahaan dapat bervariasi.
Langkah 5 . Sekarang terserah pada kita untuk menangani tugas implementasi perubahan yang jauh dari dapat diabaikan. Untuk tujuan ini, kita perlu merancang peta jalan yang memungkinkan pengelolaan perubahan pada proses pencetakan secara memadai dan mengandalkan dukungan dari manajemen puncak perusahaan. Ini sangat penting, karena proyek sebesar ini menyiratkan antara tiga dan empat minggu perubahan yang akan mempengaruhi departemen utama, yang harus dilakukan tanpa printer yang mereka miliki di kantor mereka hingga tanggal tersebut. Itulah mengapa sangat penting untuk membuat karyawan sadar akan fakta bahwa mereka harus mencetak ‘menggunakan kepala mereka’ dan ini akan memberikan banyak keuntungan di beberapa bidang.
Keuntungan mengoptimalkan proses pencetakan manajemen keluaran
· Kontrol Biaya Pencetakan: Ini membantu mengetahui bagaimana pengguna menggunakan printer dan konsumsi kertas mereka, meningkatkan penggunaan bahan habis pakai dan memungkinkan penerapan kebijakan pencetakan.
· Produktivitas internal yang lebih tinggi: Ini membebaskan waktu dalam tugas sehari-hari dan menyederhanakan proses kontrol dan manajemen pencetakan. Ini memungkinkan pencetakan jarak jauh dan menyiapkan dokumen saat Anda tiba di kantor.
· Penghematan energi dan kepedulian terhadap lingkungan: Ini mengurangi konsumsi listrik, emisi CO2, konsumsi kertas dan, oleh karena itu, penebangan pohon.
· Keamanan: Ini membantu mengotentikasi identitas pengguna dan mengkodifikasi informasi rahasia.
Langkah 6 . Last but not least, kami harus memantau rencana perubahan proses pencetakan dan melaporkan kemajuan atau kemunduran proyek manajemen keluaran dokumen. Tidak ada gunanya membuat perubahan yang disebutkan jika tidak ada cara untuk memantau, mengukur, dan memvalidasinya untuk disajikan kepada manajemen puncak, yang ingin melihat ROI dicapai melalui proyek penghematan biaya pencetakan, dan meskipun tidak semua dapat diukur secara langsung dalam bentuk uang (yaitu kepuasan karyawan dan peningkatan efisiensi), hasilnya harus dikomunikasikan kepada peserta uji coba dan kemudian ke seluruh perusahaan.
Jika perusahaan mengikuti langkah-langkah ini secara menyeluruh dan tidak menyimpang dari peta jalan mereka, mereka akan mencapai sesuatu yang tampaknya merupakan misi yang mustahil beberapa tahun lalu. Meskipun kita cenderung menciptakan ‘kantor hijau’, jelas bahwa pencetakan dokumen tetap diperlukan. Ini tentang merampingkan dan mengoptimalkan proses pencetakan dengan bantuan solusi perangkat lunak dokumen terbaik dan produsen printer canggih.